Disclaimer en Privacy statement

WarmteStad verwerkt persoonsgegevens en gebruikt cookies. In dit Privacy Statement informeert WarmteStad je over wie WarmteStad is, voor welke doeleinden persoonsgegevens verwerkt worden, hoe je jouw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die van belang kan zijn.

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle activiteiten (inclusief via de website) van WarmteStad.
Dit Privacy Statement geeft per onderwerp de meest relevante informatie.
WarmteStad gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt binnen de grenzen van de wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet.

Wie is WarmteStad?
WarmteStad is het duurzame nutsbedrijf van de gemeente Groningen en Waterbedrijf Groningen, dat aan bedrijven en inwoners van de stad Groningen voor de lange termijn betrouwbare, betaalbare en bovendien duurzame warmte (en/of koude) oplossingen biedt. WarmteStad is gevestigd aan de Griffeweg 99 (9723 DV) Groningen.

Verantwoordelijke
WarmteStad is de verantwoordelijke in de zin van de AVG.

Voor welke doeleinden verwerkt WarmteStad jouw persoonsgegevens?
WarmteStad verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor duidelijk en vooraf bepaalde doeleinden, waaronder ten behoeve van:

• het voeren van de klantenadministratie;
• het opnemen van de meterstanden;
• het samenwerken met (gemeentelijke) organisaties inzake schuldhulpverlening, melding mogelijk sociale misstanden, melding van vermoedens van strafbare feiten en/of fraudebestrijding;
• het aanbieden van ondersteuning en dienstverlening via de klantenservice (o.a. inzageverzoeken van de klant);
• het bevragen van het klantenpanel en het doen van klanttevredenheidsonderzoeken;
• het registreren van jouw instellingen en voorkeuren ten aanzien van het gebruik van de website (via cookies);
• het opnemen van telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden;
• het kunnen leveren van dienstverlening aan klanten via het online klantenportal op de website van WarmteStad;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen (waaronder onder andere controle van installaties en beheer van watermeters);
• het samenwerken met het tijdelijk noodfonds energie.

WarmteStad verwerkt persoonsgegevens onder andere omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar overeenkomsten met klanten, maar ook om te voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder bijvoorbeeld het voeren van een klantenadministratie. Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt in het kader van de samenwerking met derde partijen (onder andere voor de controle van installaties en beheer van meters).
WarmteStad verwerkt persoonsgegevens via onder andere de klantenservice, en het online klantenportal op de website van WarmteStad. Dit gebeurt op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van WarmteStad. Buiten bovengenoemde verwerkingsdoeleinden, verwerkt WarmteStad jouw persoonsgegevens niet zonder jouw voorafgaande toestemming.

Welke persoonsgegevens verzamelt WarmteStad?
WarmteStad verzamelt verschillende categorieën persoonsgegevens, dit zijn:

• NAW gegevens (naam, adres, woonplaats);
• IBAN;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• geslacht;
• e-mailadres;
• meterstanden/verbruik;
• Voorschotbedrag;
• Gegevens over betalingsregeling(en)
• klantnummer; en
• interactiegegevens (bijvoorbeeld cookie ID’s of informatie die wordt ontvangen wanneer je contact opneemt met de klantenservice. Er wordt bijvoorbeeld een notitie van het gesprek met de deelnemers opgeslagen).

WarmteStad verzamelt (persoons)gegevens direct bij u, maar in voorkomende gevallen ontvangt WarmteStad ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet.

Waarvoor gebruikt WarmteStad cookies?
Klikgedrag en bezoekgegevens
Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van jouw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website.

Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van jouw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Gebruik van cookies
Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

Hoe zorgt WarmteStad voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?
WarmteStad gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. WarmteStad neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat persoonsgegevens worden beschermd. WarmteStad deelt persoonsgegevens alleen in overeenstemming met dit Privacy Statement en alleen met derden wanneer dat geoorloofd is en zorgvuldig gebeurt.
In opdracht van WarmteStad kunnen zakelijke dienstverleners ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. WarmteStad maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten ‘verwerkersovereenkomsten’. Verwerkersovereenkomsten worden ook gesloten met derden die formeel geen persoonsgegevens voor WarmteStad verwerken, maar die vanwege de aard van hun dienstverlening aan WarmteStad de persoonsgegevens die WarmteStad verwerkt zouden kunnen inzien.

Vertrouwelijkheid en beveiliging
WarmteStad neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.

Gegevensdeling met derden
Tenzij in dit Privacy Statement genoemd, worden jouw persoonsgegevens niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden. WarmteStad kan jouw (persoons)gegevens verder alleen met derden delen wanneer je daar zelf toestemming voor heeft gegeven.
Verder verstrekt WarmteStad persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (vordering), gesloten convenanten of anderszins indien sprake is of lijkt te zijn van een situatie waarbij de openbare orde of veiligheid in het geding is.

Bewaartermijnen
WarmteStad bewaart jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Voor zover wij de gegevens langer wensen te bewaren, worden de gegevens geanonimiseerd of enkel gebruikt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
Niet-persoonlijke gegevens en materiaal, zoals suggesties en ideeën, die door jou naar WarmteStad worden verzonden, worden in beginsel niet vertrouwelijk behandeld en kunnen zonder nadere toestemming en zonder enige (financiële) vergoeding worden gebruikt en gereproduceerd. Door toezending van dergelijke informatie stem je hiermee in.

Hoe kun je jouw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen?
Je kunt een inzage-, correctie- of verwijderingsverzoek richten aan WarmteStad. Geef je daarbij duidelijk aan of het gaat om een inzageverzoek op grond van artikel 15 van de AVG, een correctieverzoek op grond van artikel 16 van de AVG of een verwijderingsverzoek op grond van artikel 17 van de AVG. Houd er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om jou identiteit te controleren. Het is van belang dat je, indien je een kopie van jouw legitimatiebewijs verstrekt, het BSN, document identificatienummer en de Machine-Readable Zone (MRZ) zwart (of anderszins onleesbaar voor WarmteStad) maakt.
Voor de verstrekking van een afschrift van jouw (persoons)gegevens kunnen wij een redelijke vergoeding in rekening brengen. Voor zover dit in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander noodzakelijk is kunnen wij inzage of een afschrift van (persoons)gegevens weigeren. Verwijdering van (persoons)gegevens zullen wij weigeren indien redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van die gegevens voor ons van aanmerkelijk belang is of bewaring op de grond van een wettelijk voorschrift is vereist.

Privacybeleid van derden
Op de website van WarmteStad wordt verwezen naar een aantal andere, niet bij WarmteStad behorende, websites. WarmteStad kan geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren daarom, je altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.

Opname telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden
WarmteStad werkt continu aan de verbetering van haar dienstverlening. Dit betekent onder andere dat wanneer je telefonisch contact opneemt met WarmteStad, de mogelijkheid bestaat dat het telefoongesprek wordt opgenomen. De opgenomen gesprekken worden alleen gebruikt voor interne trainings- en coachingsdoeleinden. Na gebruik verwijderen wij het opgenomen gesprek.

Hoe kun je contact opnemen met WarmteStad?
Voor vragen of verzoeken kun je telefonisch, via de website of per post contact opnemen met de Klantenservice van WarmteStad. De Klantenservice is bereikbaar op werkdagen van 08:00 tot 17:00 uur via telefoonnummer (050) 368 87 00. Via internet kun je wijzigingen doorgeven via het menu ‘klantenservice’ op deze website. Ook kun je gebruik maken van het contactformulier. Per post kan je contact opnemen door een brief te sturen aan WarmteStad, Postbus 24, 9700 AA Groningen.
Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en het actueel houden van persoonsgegevens. WarmteStad is, behoudens opzet of grove schuld, niet aansprakelijk voor onjuistheden of gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van jouw onjuiste of verouderde informatie.

Wanneer is dit Privacy Statement voor het laatst gewijzigd?
WarmteStad behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Je bent zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van de laatste versie van dit Privacy Statement. WarmteStad raadt je aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn. Je vindt de datum van de laatste aanpassingen onderaan deze paragraaf.

Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op: 27 maart 2023.